Ik deed het wel voor jou he!  

• Is wat ik, mijn collega of leidinggevende, doe(t) of beslis(t) zinvol in functie van wat we willen bereiken?
• Ben ik/is zij de juiste persoon om dit te doen?
• Wat heb ik/heeft hij nog nodig om dit goed te kunnen doen? Zijn er zaken die ontbreken?

Deze vragen stellen én beantwoorden, bevordert verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid en betrokkenheid in een team. Het maakt dat iedereen verantwoordelijkheid draagt over wat hij of zij doet en voorstelt. Tegelijkertijd levert het zichtbare en bruikbare criteria om de werking van het team te evalueren en eventueel bij te sturen.

Om het belang van deze vragen te illustreren, neem de volgende situaties: 

Isabel is overwerkt, drie jonge kinderen thuis en de ene na de andere opdracht voor het werk. Wanneer er een inspectie aangekondigd wordt, vraagt ze aan haar collega Sofie of zij die op zich wil nemen. Ze gaat er van uit dat Sofie dit wel zal kunnen en hiervoor het nodige zal doen. Sofie ziet hoe Isabel er aan toe is en hecht heel veel belang aan hun relatie. Ook al weet ze niet of zij de nodige kennis heeft om de inspectie tot een goed einde te brengen stemt ze in. Ze wil Isabel graag helpen.

Stijn werkt als verzorger in een woonzorgcentrum. Er komt het voorstel om meer uitstappen te organiseren voor de bewoners. Er is niets dat Stijn liever doet en hij stelt zich meteen kandidaat om dit op zich te nemen. Een week later heeft hij voor het najaar al 5 uitstappen geregeld. In de tijd dat hij hier mee bezig was nam zijn collega de zorgtaken op zich.

In de wekelijkse teamvergadering vraagt het diensthoofd om in het najaar terug 100 % op het kantoor te werken. Iris heeft het voorbije jaar gemerkt dat wanneer zij haar aanwezigheid op het kantoor kan afwisselen met thuiswerken zij zich niet alleen beter voelt, maar dat ze haar werk ook beter doet. Zelfs het samenwerken gaat vlotter op die manier. Iris gaat er echter van uit dat haar teamleider bij deze beslissing de nodige afwegingen maakte, in het belang van de organisatie. Ze zwijgt, uit schrik dat haar collega's zouden denken ze enkel aan zichzelf denkt. Daarbij, wie is zij om in te gaan tegen een leidinggevende?

In alle drie deze situaties worden overwegingen gemaakt die betrekking hebben op hoe we ons werk invullen en uitvoeren. Ze vertrekken vanuit zorgzaamheid, onzekerheid, enthousiasme of andere menselijke neigingen en houdingen. Menselijk, maar daarom nog niet verstandig of verantwoordelijk. De vraag is immers, dragen ze bij tot de beste zorg en onderwijs? Tot het op de kaart zetten van je organisatie? Tot het succesvol doorstaan van een inspectie? Tot het binnenhalen van een belangrijke projectsubsidie? Tot het maken van een inspirerende theatervoorstelling? ... En, komt het uiteindelijk ook de zorgzaamheid, het vertrouwen en de samenwerking in het team ten goede?

Om dit te kunnen beantwoorden zijn de volgende overwegingen cruciaal: Is wat ik, mijn collega of leidinggevende, doe(t) of beslis(t) zinvol in functie van wat we willen bereiken? Ben ik/is zij de juiste persoon om dit te doen? Wat heb ik/heeft hij nog nodig om dit goed te kunnen doen? Zijn er zaken die ontbreken?

Wat gaat er mis als je deze overwegingen niet maakt?

Het overkomt ons allemaal dat we zaken op ons nemen zonder na te denken of dit wel ten goede komt aan de algemene werking of doelstelling. Maar, hoe relevant of waardevol het ene aspect dat we op dat moment in overweging nemen ook kan (lijken te) zijn, het volstaat niet als grond voor keuzes binnen een samenwerking.

Neem bijvoorbeeld de overweging 'ze heeft al zoveel op haar bord, ik kan haar helpen door deze taak op mij te nemen'. Wanneer er een inschatting is dat de taak zinvol is, dat je in staat bent om ze goed uit te voeren en je bereid bent waar nodig hulp in te roepen, kan dit een waardevolle extra overweging zijn. Je voegt immers zorgzaamheid en betrokkenheid toe terwijl de werking gewaarborgd blijft. Indien deze afweging in functie van het geheel niet is gemaakt, is het risico op een reeks problemen groot: verspilling van energie en tijd, verlies aan kwaliteit, spanningen naar aanleiding van onvervulde verwachtingen, verlies aan vertrouwen, onbegrip, irritatie, ... Wat op zijn beurt kan resulteren in conflicten en soms zelfs de onmogelijkheid om nog verder samen te werken. 

Afschuiven van verantwoordelijkheid

'Isabel zei dat ze het wou doen, ik kon toch ook niet weten dat ze twijfelde of ze het wel kon? Ze had het mij moeten zeggen, dan had ik wel een andere oplossing gevonden.'

'Jah, daar ben IK niet toch niet verantwoordelijk voor? Het voorstel kwam en ik stelde mij gewoon kandidaat. Er had toch iemand bezwaar kunnen maken?'

'Mijn baas heeft dit beslist, wie ben ik om daar iets tegen te zeggen? Zij weet toch dat ik het afgelopen jaar goed werk heb verricht en ik heb haar al eens gezegd dat de combinatie thuis en kantoor voor mijn werk ideaal is.'

Zaken die mislopen bieden altijd een mogelijkheid tot groei. Mits een grondige reflectie op wat er mis ging. Zo'n reflectie vereist het stellen van de bovenvermelde vragen en de bereidheid om naar je eigen handelen en denken te kijken. Gebeurt dit niet dan neemt ander 'denkwerk' over. Heel vaak is dit het afschuiven van verantwoordelijkheid: slachtofferschap en emoties nemen dan de plaats in van reflectie. In het proces sneuvelen de mogelijkheid tot feedback, aansprakelijkheid en betrokkenheid.

Verwachtingen en vooronderstellingen

Samen met ondoordachte overwegingingen ontstaan uiteenlopende, onuitgesproken en vaak foute verwachtingen en vooronderstellingen. In de situatie van Isabel en Sofie verwacht Sofie - al dan niet bewust - dankbaarheid en warmte te krijgen voor haar hulp. Tegelijkertijd gaat ze er van uit dat Isabel wél de nodige afwegingen en inschatting gemaakt heeft van haar prestaties. Isabel, op haar beurt, verwacht van Sofie dat zij haar twijfel zou aangeven en haar zou melden wat er ontbreekt en waar ze vastloopt. ... De kans dat er aan deze verwachtingen voldaan wordt, is klein.

Vertrouwen

In het proces wordt ook vertrouwen geschonden: het vertrouwen dat je samen hetzelfde doel nastreeft, het vertrouwen dat je collega niet ondoordacht iets van je vraagt of op zich neemt, het vertrouwen dat problemen en onzekerheden gemeld zullen worden, het vertrouwen dat er vertrouwen is.

Zo ver hoeft het natuurlijk niet te komen. Verantwoordelijkheid nemen over wat je doet kan op ieder moment. Het vraagt niet veel meer dan een bereidheid je eigen handelen - en dat van anderen - te bekijken in functie van datgene dat je als team of organisatie nastreeft. Wanneer dit gebeurt, is groei gegarandeerd.

En Route - Marianne Keppens