Het belang van de wandelgang

Het afgelopen jaar stonden we meer dan anders stil bij een schijnbaar vanzelfsprekend gegeven in het samenwerken: de spontane en terloopse interacties met de mensen waar we mee samenwerken. Door het thuiswerken en de coronamaatregelen op de werkvloer, namen ze een andere vorm aan of waren ze zelfs volledig afwezig. Wat het ook zij, het vanzelfsprekende is er even af.

Dit is dan ook een goede gelegenheid om te kijken naar de rol van dit soort van interacties. Dragen ze bij tot het samenwerken? En zo ja, hoe?

Er zijn vele mogelijke antwoorden op deze vraag en het antwoord is afhankelijk van de specifieke situatie in ieder team of organisatie. Ik wil hier graag even stil staan bij één aspect van dergelijke terloopse interacties tussen werknemers, dat een rol kan spelen in het functioneren van het hele team.

Teams functioneren het best wanneer ze een duidelijk gedeeld doel nastreven, wanneer iedereen betrokken is in het nastreven van dit doel en iedereen daarin een verantwoordelijkheid kan opnemen. Om dit mogelijk te maken is het essentieel dat alle teamleden de ruimte krijgen en zich veilig voelen om hun expertise, perspectieven en ervaringen met betrekking tot het besproken thema te delen met en in de groep. Enkel zo kan er sprake zijn van betrokkenheid en verantwoordelijkheid. Wanneer bekommernissen, reacties op voorstellen, bezwaren of verder bouwende ideeën enkel in individuele gesprekken gedeeld worden, maken ze geen deel uit van het team en de samenwerking. Een omgeving waarin het veilig is om ideeën, feedback en bekommernissen te delen vraagt wederzijds vertrouwen. Vertrouwen dat iedereen handelt en spreekt in functie van het team en de doelstelling die hen samenbrengt.

Elkaar op regelmatige basis ontmoeten (off- en online), dingen samen aanpakken en de terloopse interacties zijn belangrijk om een dergelijke omgeving van vertrouwen in stand te houden.

Er is immers niet veel voor nodig om vertrouwen even aan het wankelen te brengen. Eén blik of opmerking tijdens een vergadering kan in ons hoofd aanleiding geven tot een hele trein aan interpretaties en bijhorende emoties. 'Heb ik iets fout gezegd?' 'Zou haar hevige reactie zijn omwille van wat ik gisteren zei?' 'Waarom zegt ze dat dan niet gewoon?' ...

Gelukkig hebben we manieren om dit een halt toe te roepen, en de terloopse wandelganggesprekken zijn daar één van. Wanneer we elkaar regelmatig zien, én er sprake is van vertrouwen in het team, is er meestal even weinig nodig om dergelijke gedachten te stoppen. Het volstaat om je collega vrolijk op je af te zien lopen om te weten dat alles goed zit. Een eenvoudige 'Goedemorgen, lunchen we straks samen?' of 'Ik wou me nog even excuseren voor de toon waarmee ik je gisteren aansprak, ik had een slechte nacht achter de rug,' kunnen de hele trein in rook laten opgaan.

Of neem de volgende reflectie: 'Zeg, vond jij het ook zo gek dat we ons hand moesten opsteken tijdens de zoom meeting?' of 'Was het enkel mijn indruk, of moeten we op dat thema nog verder doorgaan in de volgende vergadering?' Zo'n kort gesprek kan aanleiding geven tot een andere manier van online vergaderen, of het heropnemen van een onderwerp in de volgende bijeenkomst. In het geval de collega de zaken anders ervaarde, kan het een nieuw licht werpen op wat er is gebeurd.

Kortom, de terloopse interacties zijn momenten waar op een spontane manier wordt afgetoetst of wat er zich in het hoofd afspeelt overeenkomt met de realiteit. Ze dragen ertoe bij dat iedereen zich veilig voelt om bekommernissen, reacties en bedenkingen ook te blijven delen in de groep en deze niet louter in de vorm van frustraties en roddels door de wandelgangen te laten waaien. Ze dragen bij tot het vertrouwen dat iedereen dezelfde koers vaart en ernaar handelt en spreekt.

Maar wat als we elkaar niet zien of horen? Wat als we elkaar niet treffen in de gang? In zo'n geval kan de trein ongehinderd zijn gang gaan. Alle herinneringen, ervaringen, overtuigingen en emoties kunnen dan, ongehinderd door enige realiteit, hun werk doen. Het probleem hierbij is niet alleen dat we er miserabel van worden, het tast ook onze waarneming van volgende interacties aan. In een vergevorderd stadium komt dan niet meer de vraag 'Zou ze boos zijn?' maar wordt dit 'Die kan mij gewoon niet uitstaan', 'Ze kan er echt niet tegen als ik tegen haar inga' en uiteindelijk 'Voortaan ga ik gewoon zwijgen in vergaderingen'.

Zo ver hoeft het gelukkig niet te komen. Ook in de loop van een telefoon of zoomgesprek over praktische afspraken, tijdens een lunch in de buitenlucht, een wandeling, een berichtje ... kan je zaken aftoetsen of waarnemen. Wat het wel vraagt is een grotere inspanning en een verhoogde alertheid, om de schadelijke treinen te spotten en er voor te zorgen dat gedachten en emoties het zo belangrijke vertrouwen niet aantasten.  

En Route - Marianne Keppens